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Cómo Crear una Plantilla de Correo en Gmail

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En el mundo digital actual, la eficiencia y la coherencia en la comunicación son clave para el éxito. ¿Te has sentido abrumado enviando correos electrónicos repetitivos una y otra vez? Las plantillas de correo en Gmail son una herramienta poderosa que puede ahorrarte tiempo y esfuerzo, permitiéndote concentrarte en tareas más importantes. 

En este blog, no solo aprenderás cómo crear y gestionar estas plantillas de manera tradicional, sino que también te daremos una alternativa que mejorará la eficiencia de tus plantillas de Gmail. Sigue leyendo hasta el final y descubre cómo puedes transformar tu forma de comunicarte, adaptándote a las nuevas eras tecnológicas.

¿Qué son las Plantillas de Correo en Gmail?

Las plantillas de correo en Gmail son mensajes predefinidos que puedes guardar y reutilizar para enviar correos electrónicos de manera rápida y eficiente. Estas plantillas son especialmente útiles para aquellos mensajes que envías con frecuencia, como respuestas a consultas comunes, confirmaciones de citas, o seguimientos de clientes. 

En lugar de escribir el mismo mensaje una y otra vez, puedes insertar una plantilla con solo unos clics, ahorrándote tiempo y garantizando que tus comunicaciones sean consistentes y profesionales.

Cómo Crear una Plantilla de Correo en Gmail: Todo lo que tienes que saber

Habilita las opciones

Crear plantillas directamente en Gmail es una forma sencilla pero algo limitada de gestionar tus mensajes repetitivos. Es importante asegurarse de que tu cuenta de Gmail tenga la opción “Plantillas” activada. Aquí te explicamos cómo verificar o activar esta opción paso a paso:

  1. Abre tu cuenta de Gmail en tu navegador.
  2. Dirígete a la parte superior derecha y haz clic en el icono de “Configuración”.
  3. Haz clic en “Ver todos los ajustes”.
  4. Selecciona “Avanzadas” en la parte superior de la pestaña.
  5. Activa la opción “Plantillas” que se encuentra en segundo lugar. Haz clic en “Habilitar”. (Si ya está seleccionada esta opción, no cambies nada, simplemente dirígete a la pantalla principal de Gmail).
  6. Baja hasta el final de la página de configuraciones y haz clic en “Guardar cambios”.

Crea tu plantilla

Gmail se recargará y volverá a mostrar la pantalla principal. Ahora podrás crear tus propias plantillas de la siguiente manera:

  1. Haz clic en “Redactar” para abrir una nueva ventana de mensaje. 
  2. Redacta el correo que deseas guardar como plantilla.  (Incluye todos los elementos que quieras reutilizar, como saludos, firmas y contenido principal.)
  3. Haz clic en los tres puntos verticales en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción.
  4. Selecciona “Plantillas” y luego “Guardar borrador como plantilla”.
  5. Elige “Guardar como nueva plantilla”. Asigna un nombre a tu plantilla para identificarla fácilmente.

Cómo Usar tu Plantilla

  1. Haz clic en “Redactar” para abrir una nueva ventana de mensaje.
  2. Haz clic en los tres puntos verticales en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción.
  3. Selecciona “Plantillas”.
  4. Elige la plantilla que deseas usar.  (El contenido de la plantilla se insertará automáticamente en el nuevo correo.)
  5. Realiza cualquier ajuste necesario antes de enviar el correo.

Cómo Editar o Eliminar tu Plantilla

Editar una Plantilla

  1. Haz clic en “Redactar” para abrir una nueva ventana de mensaje.
  2. Selecciona la plantilla que deseas editar siguiendo los pasos descritos en la sección anterior.
  3. Realiza los cambios necesarios en el contenido del correo.
  4. Haz clic en los tres puntos verticales, selecciona “Plantillas” y luego “Guardar borrador como plantilla”.

Eliminar una Plantilla

  1. Haz clic en “Redactar” para abrir una nueva ventana de mensaje.
  2. Haz clic en los tres puntos verticales en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción.
  3. Selecciona “Plantillas”.
  4. Elige “Eliminar plantilla” y selecciona la plantilla que deseas eliminar.
  5. Confirma la eliminación para completar el proceso.

¿Hay otra forma de crear plantillas de Gmail?

Sí, existe una alternativa moderna y mucho más eficiente: usar un CRM. Implementar un CRM para gestionar tus plantillas de correo lleva esta funcionalidad al siguiente nivel. Los CRM ofrecen herramientas avanzadas de automatización y personalización, facilitando la gestión de plantillas y mejorando la eficiencia de tus comunicaciones.

¿Por qué usar un CRM sobre el Gmail convencional?

Aunque Gmail ofrece funcionalidades básicas de plantillas de correo, la implementación de un CRM puede llevar tu gestión de correos electrónicos a un nivel completamente nuevo. Aquí te explicamos por qué deberías considerar un CRM en lugar del Gmail convencional, destacando las diferencias clave entre ambos enfoques.

Automatización Avanzada

  • CRM: Permite automatizar el envío de correos electrónicos basados en desencadenantes específicos, como etapas del ciclo de ventas o interacciones previas del cliente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que los mensajes lleguen en el momento más oportuno.
  • Gmail: La funcionalidad es básica y carece de opciones avanzadas de automatización. Cada correo debe ser enviado manualmente.

Personalización Dinámica

  • CRM: Puedes personalizar cada correo electrónico con detalles específicos del cliente, como su nombre, empresa, historial de compras y preferencias. Esta personalización avanzada ayuda a construir relaciones más fuertes y relevantes con tus clientes.
  • Gmail: Solo permite incluir elementos básicos como saludos y firmas personalizadas. No puedes insertar automáticamente datos específicos de los clientes sin hacer ediciones manuales.

Gestión Centralizada

  • CRM: Centraliza todas tus plantillas y comunicaciones, permitiendo un fácil acceso y gestión por parte de todo tu equipo. Esto asegura que todos los miembros de tu equipo estén alineados y utilicen la misma información actualizada.
  • Gmail: La gestión de plantillas puede volverse complicada si tienes muchas plantillas, ya que no hay opciones avanzadas de organización.

Análisis y Seguimiento

  • CRM: Ofrece herramientas de análisis y seguimiento que te permiten ver quién ha abierto tus correos, cuándo y qué acciones han tomado después de abrirlos. Esta información es valiosa para ajustar y mejorar tus estrategias de comunicación.
  • Gmail: No proporciona análisis ni seguimiento avanzados. Necesitarías usar extensiones o herramientas adicionales para obtener estas funcionalidades.

Integración con Otras Herramientas

  • CRM: Se integra fácilmente con otras herramientas de ventas y marketing, como sistemas de gestión de relaciones con el cliente, plataformas de redes sociales y herramientas de automatización de marketing. Esto crea un ecosistema cohesivo que optimiza todas tus operaciones.
  • Gmail: Aunque puedes utilizar Gmail con algunas herramientas adicionales, la integración no es tan profunda ni completa como la que ofrece un CRM.

Mientras que Gmail es una excelente opción para quienes buscan una solución rápida y sencilla para crear plantillas de correo, un CRM ofrece funcionalidades avanzadas que pueden transformar la manera en que gestionas tus comunicaciones.

La automatización, personalización dinámica, gestión centralizada, análisis detallado y la capacidad de integración con otras herramientas hacen del CRM una opción superior para cualquier negocio que busque mejorar su eficiencia y efectividad en la comunicación por correo electrónico.

Solicita Asesoramiento

¿Te sientes abrumado con la cantidad de opciones disponibles para gestionar tus correos electrónicos y clientes? No estás solo. Implementar un CRM puede parecer una tarea desalentadora, pero estamos aquí para ayudarte.

En Roco CRM, contamos con un equipo de expertos listos para asesorarte en cada paso del camino. Desde la selección del CRM adecuado hasta su implementación y personalización, nuestro objetivo es asegurarnos de que tu negocio aproveche al máximo las herramientas tecnológicas disponibles.

Contáctanos hoy mismo para una consulta gratuita y descubre cómo podemos ayudarte a transformar tu gestión de correos electrónicos y relaciones con clientes. Juntos, podemos llevar tu eficiencia y productividad al siguiente nivel.

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